Conceptos básicos de Excel

Aspectos básicos de Excel

Para algunas actividades de nuestro quehacer académico será necesario trabajar con Excel, en mayor o menor grado dependiendo de la carrera que hayamos elegido, pues éste es uno de los programas más utilizados para tratar con cantidades numéricas y datos matemáticos en general, por eso resulta sumamente conveniente aprender a manejar sus funciones más elementales.

En la primera unidad, pudiste darte cuenta que existen funciones iguales para los tres programas base de la paquetería Office 2007, así que ya debes saber utilizar un poco de Excel. Sin embargo, este programa cuenta con algunas notables diferencias con respecto a los otros dos, así como con algunos conceptos que debes entender para poder sacarle el máximo provecho. Por lo anterior, descarga el siguiente documento para conocer los conceptos básicos que te ayudarán a iniciarte en el uso de Excel 2007.

Para descargar el documento da clic en el icono siguiente:
Conceptos_basicos_de_excel

Al abrir un nuevo libro de Excel, podrás darte cuenta de que algunas de sus pestañas son muy parecidas a las de Word, ya que cuentan con las mismas secciones y casi todas las herramientas son las mismas (tal es el caso de Diseño de página y Vista), no obstante hay algunas otras en las que difieren en ciertas partes para ofrecer funciones específicas. Ahora analizaremos algunas de esas funciones.

 

[Inicio]

En Excel, la ficha Inicio contiene algunas opciones que en Word no se incluyen, éstas se encuentran en las secciones:

• Alineación
• Número
• Estilos
• Celdas

Alineación

Cuenta con varias opciones iguales a las que se encuentran en la sección de párrafo de Word, éstas son:

A continuación explicamos el resto de las opciones:

	Alinear en la parte superior. Permite que el contenido de las celdas de la hoja de cálculo en uso se alineen desde arriba, es decir, que se junten a la orilla de arriba de la celda.
	Alinear en el medio. Alinea el texto para que esté centrado en la parte superior e inferior de la celda.
	Alinear en la parte inferior. El contenido se junta a la parte de debajo de las celdas.
	Orientación. Gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical; es ideal para etiquetar celdas muy estrechas o cuando utilizas objetos como las gráficas.
	Hace que todos los contenidos de texto de una celda sean visibles dentro de una celda mostrándolo en varias líneas.
	Sirve para unir varias celdas previamente seleccionadas para formar una sola, además centra el contenido de esta nueva celda.

Número

La opción de la parte superior sirve para cambiar el tipo de dato de una celda, es decir, el valor que tendrán los datos de las celdas para Excel, por ejemplo, si el tipo de dato es Fecha, el programa le dará formato de fecha automáticamente y no podrás realizar operaciones como la multiplicación o promedio, en cambio si el tipo es Número sí podrás realizar ese tipo de operaciones matemáticas; el tipo de dato por defecto es General, en éste se pueden agregar datos numéricos y de texto.

Las opciones de la parte inferior de esta sección sirven para modificar de manera rápida el tipo de dato , y para agregar o quitar decimales a las cantidades numéricas .

Celdas

La sección celdas es útil para insertar, eliminar o cambiar el formato de las celdas dentro de una hoja de cálculo. Por ejemplo, si queremos insertar un dato entre dos celdas, lo que necesitaríamos sería dar clic sobre Insertar, si por el contrario, una celda no nos sirve, al dar clic sobre Eliminar se borrará por completo.

 

[Diseño de página]

Esta ficha es en general muy parecida a la de Word. Sólo incorpora en la sección de Configurar página las opciones Área de impresión e Imprimir títulos; con la primera se elige el área de la hoja que se quiere imprimir y con la segunda se habilita o deshabilita la opción imprimir los títulos.

Del mismo modo, se incluye la sección Ajustar área de impresión  con la que se pueden hacer ajustes en el alto, ancho o escala del área de impresión.

 

[Vista]

En general, esta ficha es muy parecida a la de Word y PowerPoint, existen sólo algunas diferencias pequeñas que a continuación se explican.

Esta sección incluye cinco vistas posibles, ya habrás notado que en Excel se trabaja sobre hojas llenas de celdas (cuadrículas) donde se insertan los datos, las cuales parecen no tener fin, esa es la vista Normal.

Sin embargo, existen otras maneras de ver los datos, por ejemplo, si queremos ver el trabajo por hoja, como si lo fuéramos a imprimir, podemos utilizar la vista de Diseño de página; pero si hemos trabajado en una hoja normal y queremos saber hasta dónde se interrumpen las páginas al imprimir el documento, debemos usar la Vista previa de salto de página; y si queremos ver la hoja en el mayor espacio posible dentro de la pantalla, la opción a utilizar es entonces la de Pantalla completa. Además, se pueden guardar configuraciones personalizadas de acuerdo a los requerimientos del usuario.

En la sección Mostrar u ocultar , se puede habilitar o deshabilitar la Regla o las Líneas de cuadrícula (igual que en Word), pero además se pueden ocultar o mostrar la Barra de fórmulas y los Títulos de las celdas.

Ahora ya podemos realizar nuestra actividad utilizando la hoja de cálculo de Excel.